Mappák, Excel-táblák, kézzel vezetett jelenléti ívek és külön nyilvántartások a szabadságokról – sok vállalkozásnál még mindig ez a megszokott, hiszen a munkaügyi nyilvántartás manuális kezelése hosszú évekig bevett gyakorlat volt. De ahogy a cégek növekedtek, egyre nagyobb terhet rótt a HR-re és a vezetőkre is ez a fajta adminisztráció. A kérdés nem az, hogy működik-e, hanem az, hogy mennyi időt és energiát vesz el más, akár fontosabb tevékenységektől. A következőkben erre keressük a választ.
Mennyi idő és hibalehetőség van a kézi adminisztrációban?
A manuális munkaidő nyilvántartás vezetése első ránézésre egyszerű feladatnak tűnik. A gyakorlatban azonban sok apró lépésből áll, például az adatok begyűjtése, rögzítése, ellenőrzése, javítása. Egy elírt dátum, egy kimaradt aláírás vagy egy rosszul összesített munkaóra később komoly fejtörést okozhat. Mindez pedig nemcsak időigényes, hanem folyamatos koncentrációt is igényel. A HR-munkatársak idejének jelentős része adminisztrációval telik, miközben a stratégiai feladatokra, például a munkavállalói élmény javítására kevesebb figyelem jut.
Manuális vs. digitalizált nyilvántartás – mi a különbség?
A kézi nyilvántartások legnagyobb kihívása az átláthatóság hiánya. Ha egy vezető gyorsan szeretné látni az aktuális munkaidő- vagy szabadságadatokat, gyakran több forrásból kell összegyűjteni az információkat. Ezzel szemben egy digitalizált rendszerben a munkaügyi nyilvántartás, a munkaidő nyilvántartás és a szabadságadatok egy helyen, naprakészen érhetők el. Egy jól felépített szabadság nyilvántartó program nemcsak rögzíti az adatokat, hanem segíthet az összefüggések átlátásában is, csökkentve ezzel a kézi számolás szükségességét.
Hogyan tehermentesíthetik a digitális megoldások a HR-t?
A digitális nyilvántartások nem veszik el a HR szerepét, hanem éppen ellenkezőleg, felszabadítják az idejét. Kevesebb adatduplikáció, kevesebb javítás, kevesebb félreértés. Az átlátható folyamatok a munkavállalók számára is biztonságot adnak, hiszen pontosan látják saját adataikat.
Cégünk megoldásai ebben nyújtanak támogatást azzal, hogy strukturált, átgondolt rendszert adnak a mindennapi HR-folyamatokhoz, anélkül, hogy felesleges bonyolultságot vinnének a működésbe. A manuális adminisztráció terhei sokáig láthatatlanok maradhatnak, de idővel minden szervezet megérzi a hatásukat. A digitalizáció nem egyik napról a másikra történik, viszont már az első lépések is érezhető könnyebbséget hoznak.
Szeretné átláthatóbbá és kezelhetőbbé tenni a munkaügyi nyilvántartást? Ismerje meg cégünk digitális megoldásait, és nézze meg, hogyan támogathatják a HR mindennapi munkáját egyszerűen, emberközpontúan!
