Egy kisebb vállalkozásnál eleinte még kevés munkavállaló adatait kell kezelni, a bérszámfejtési folyamatok pedig viszonylag egyszerűek lehetnek. Néhány év alatt azonban sok minden megváltozhat: több dolgozó, új munkakörök, eltérő munkarendek és összetettebb bérezési szabályok jelenhetnek meg. Ilyenkor pedig már teljesen jogosan merülhet fel az a kérdés, hogy valóban kiszolgálja még a vállalatot a jelenlegi rendszer, vagy már ideje lenne lecserélni azt?
Amikor a bérprogram egyre lassabban végzi a dolgát
A teljesítmény romlása az egyik olyan jel, amit a napi munkában is könnyű észrevenni. Ha egy-egy lekérdezés vagy számítás hosszú ideig tart, gyakoriak a lefagyások, esetleg ugyanazt az adatot több helyen is kézzel kell rögzíteni, az idővel komoly többletmunkát okozhat. Persze a lassulás önmagában még nem bizonyítja, hogy a bérprogram elavult. A háttérben lehet technikai probléma vagy nem megfelelő beállítás is. Ha viszont a rendszeres fennakadások mellett a fejlesztési lehetőségek is korlátozottak, már érdemes megnézni, hogy a jelenlegi megoldás mennyire felel meg a vállalat működésének. De az időrabló kézi adminisztráció szintén árulkodó lehet. Minél több adatot kell egyik rendszerből a másikba átmásolni, táblázatokban vezetni vagy külön ellenőrizni, annál több időt vesz el a bérszámfejtéssel foglalkozó munkatársaktól.
A bérszámfejtő programnak a vállalat fejlődését is követnie kell
A létszám növekedése önmagában is több munkát jelenthet, de a vállalati működés változása ennél is fontosabb szempont lehet. Más rendszerigényei vannak egy néhány fős cégnek, mint egy több száz munkavállalót foglalkoztató vállalatnak. Megjelenhetnek például különböző munkarendek, műszakok, pótlékok, távollétek vagy összetettebb bérelemek. Közben a munkaügyi nyilvántartásban is egyre több adatot kell naprakészen kezelni. A szabadság nyilvántartás, a munkaviszonyokhoz kapcsolódó adatok és a bérszámfejtéshez szükséges információk kezelése akkor igazán praktikus, ha ezek összhangban működnek. A rendszer kiválasztásakor ezért nem érdemes kizárólag a jelenlegi feladatokból kiindulni. Azt is célszerű átgondolni, milyen irányba tart a vállalkozás. Ha várható a további létszámbővülés, új telephely nyitása vagy a foglalkoztatási formák változása, ezeknek is helyet kell kapniuk a döntésben.
Rendszer- vagy szolgáltatóváltás: ne a bérszámfejtés közben kezdődjön a tervezés
Egy új bérszámfejtő program bevezetése több előkészítést kíván annál, mint hogy a régi helyett egyszerűen telepítenek egy másik rendszert. Először tisztázni kell, milyen adatokat használ a vállalat, mely folyamatokat szeretné megtartani, és hol vannak azok a pontok, amelyek jelenleg sok időt vesznek igénybe. Az adatátadás különösen fontos része az átállásnak. Meg kell határozni, milyen korábbi adatokra van szükség, ezek hogyan kerülnek át az új rendszerbe, és milyen ellenőrzések szükségesek ahhoz, hogy az információk megfelelően álljanak rendelkezésre. Szolgáltatóváltásnál az átállás támogatása, az oktatás, a beállítások elvégzése és a későbbi segítségnyújtás szintén számít. A bérszámfejtés határidős és nagy pontosságot igénylő terület, ezért nem szerencsés úgy nekivágni a cserének, hogy közben még az alapvető kérdésekre sincsenek kész válaszok.Segítségre van szüksége? Keressen minket bizalommal!
