A beosztásszervezés nem mindig tartozik a legbonyolultabb adminisztrációs feladatok közé – ám ez csak akkor van így, ha valóban kevés munkavállaló dolgozik a cégnél. Ilyenkor akár egy egyszerű Excel-táblázat használata is elegendő lehet, a vállalat létszámának növekedésével azonban a kezelendő feladatok is megsokszorozódnak. Lássuk, melyek a beosztás tervező előnyei és hátrányai a változó műszakok, szabadságok, távollétek, munkaidőkeretek, helyettesítések és egyéni munkarendek vezetésében!
Mikor lehet elegendő az Excel a munkaidő beosztás tervezéshez?
Az Excel mindenre is használható – nem véletlenül annyira keresett alkalmazás bármely adminisztrációs területen. Egy valamiben azonban nem a legkorszerűbb: az automatizációban. De ne szaladjunk ennyire előre, hiszen bizonyos feladatok elvégzésére még ma is tökéletesen megfelelhet a Microsoft klasszikus táblázatkezelő alkalmazása.
Az Excel egyik legnagyobb előnye, hogy széles körben ismert és könnyen hozzáférhető, ráadásul igen könnyen használható is, így segítségével egy egyszerű műszakbeosztás néhány képlettel, színkódolással és megfelelően kialakított táblázattal viszonylag gyorsan elkészíthető. Kisebb csapatok esetében ez bőségesen elég lehet, különösen akkor, ha a munkavállalók fix munkarendben dolgoznak, és ritkán változik a beosztásuk. Excelben a beosztásszervezés így rugalmasan kezelhető, hiszen akár saját képletek és kimutatások is létrehozhatók, igazodva az adott vállalkozás igényeihez.
Milyen korlátai vannak az Excel-alapú beosztásnak?
Az Excel használata során olyan esetben jelentkezhetnek problémák, amikor a táblázat már nem néhány ember heti munkarendjét, hanem több tucat vagy akár több száz munkavállaló beosztását kezeli. Nagyobb létszámú cégnél ugyanis a beosztás nem egyszerűen nagyobb méretű táblázatokat igényel, de az egymásra ható különböző szempontok száma is növekszik. Éppen ezért nagyobb vállalatok esetében már nem olyan egyszerű figyelembe venni minden munkavállaló rendelkezésre állását, a távolléteket, a műszakok szükségletét és a különböző munkaidő-beosztásokat. Bár egy xls-fájlban ezek kezelhetők, de sok esetben jelentős manuális munkát igényelnek.
Miért lehet szükség dedikált munkaidő beosztás készítőre?
A növekedés a legtöbb vállalat számára fontos célt jelent, ám ezzel az adminisztráció is komplexebbé válik. Nagyobb szervezetben több műszak, telephely, munkakör vagy munkarend is megjelenhet, gyakoribbak lehetnek a cserék és az utolsó pillanatban szükségessé váló módosítások, a beosztás mellett pedig egyre fontosabb lesz az is, hogy a ténylegesen ledolgozott idő és a távollétek adatai szintén rendezett módon rendelkezésre álljanak. Egy bizonyos szervezeti méret felett ezért a beosztás elkészítése már nem pusztán táblázatkezelési, hanem automatizált műveleteket igénylő feladat.
Miért érdemes beosztás tervező és szabadság nyilvántartó programot választani?
A beosztás tervező szoftverek kifejezetten a munkarendek és műszakok kezelésére készülnek, így a beosztással kapcsolatos információk nem egy általános célú táblázatban, hanem erre a célra kialakított rendszerben kezelhetők. A beosztástervezésre igen jellemző, hogy számos ismétlődő feladatot igényel, éppen ezért egy dedikált szoftver mindezt automatizálva minimálisra szorítja a manuális adatbevitel szükségességét. Noha egy ilyen szoftver valamelyest nagyobb beruházást jelenthet, mint egy egyszerű Excel, minden változtatást gyorsan átvezethetővé tesz, miközben a munkatársak számára is egyszerűbbé válhat a saját beosztásuk megtekintése. Egy dedikált szoftverrel ráadásul már nem merülhet fel az állandó kérdés, hogy hogyan kell vezetni a jelenléti ívet és munkaidő-nyilvántartást, hiszen mindez egy intuitívan használható felületen könnyedén elérhetővé tehető.
Olyan szoftvert keres, amellyel egy felületen kezelhető a beosztástervezés, a munkaidő nyilvántartás és a szabadság nyilvántartás? Kérjen ajánlatot cégre szabott megoldásainkra!
